Wie Sie Ihre Feier mit einer Event App effizient planen und erfolgreich durchführen

Haben Sie Erfahrung in der Organisation einem privaten Fest, einer Betriebsfeier oder einer Tagung? Dann kennen Sie die Situation. Die Vorfreude auf das Ereignis ist groß. Je näher der Tag des Events heranrückt, desto mehr wirken die zahlreichen Details, um die Sie sich noch kümmern müssen, wie ein persönlicher Stresstest.

Wem die Routine und Ausgeglichenheit fehlt, fühlt sich schnell überfordert? Mit Hilfe von Event Apps können Sie Ihre Aufgaben effizienter und reibungsloser erledigen. Die Auswahl an unterschiedlichen Event Apps ist riesig. Wir zeigen Ihnen, welche App am besten zu Ihrer Veranstaltung passt?

Welche Herausforderungen Sie bei der Eventplanung erwarten

Die Planung eines Events ist abwechslungsreich und aufregend. Dennoch wissen selbst Profis, dass viele Faktoren den Erfolg und Misserfolg beeinflussen und schlimmstenfalls das Risiko des Totalausfalls besteht. Ein Stromausfall während des Live-Konzerts, die erfolglose Suche nach einer geeigneten Location, Fehlplanung, Überschneidung von Terminen, kurzfristige Absagen von Veranstaltungslocations beispielsweise wegen Insolvenz des Eventdienstleisters, Personal das zur falschen Zeit am falschen Ort oder gar nicht erscheint, zu geringe Teilnehmerzahl, ungünstige Wetterbedingungen, technische Störungen – um einige Beispiele aufzuführen.

Auf manche Faktoren, wie zum Beispiel das Wetter, haben Sie keinen Einfluss. Vorausschauend halten Sie den Plan B bereit – eine Alternative, falls die unter blauem Himmel geplante Veranstaltung buchstäblich ins Wasser fallen sollte. Von wenigen Ausnahmen abgesehen, lassen sich Events gut organisieren mit Hilfe von Event Apps.

Welche es gibt, erklären wir nachfolgend.

Eventbrite – die App für Veranstalter mit vielen Ticketverkäufen

Seit dem Relaunch im Mai 2018 präsentiert sich die App (ehemals NEON) in neuem Gewand und ist bedienungsfreundlicher. Mit Hilfe der App können Sie als Veranstalter in wenigen Minuten Ihre individuelle Eventseite einrichten und mit dem Ticketverkauf starten. Mit Eventbrite können Sie ein Bestellformular erstellen und auf Ihrer Website einbinden.

Beim Start des Events können die Gäste über mehrere Geräte gleichzeitig eingecheckt werden – das spart bei großen Gruppen viel Zeit. Mit der App verbunden ist ein Ticketscanner. In Echtzeit erhalten Sie Daten, wann und wo Ihre Gäste sich angemeldet haben. Die App erleichtert Ihnen den Verkauf von Tickets vor Ort mit verschiedenen Zahlungsoptionen und ermöglicht den Ausdruck von Tickets am Einlassschalter.

Über Ihr Smartphone und Tablet sind Sie jederzeit an jedem Ort informiert. Die App wird in 3 Varianten (essentials – Professional – Premium) angeboten, wobei Sie für die Basisvariante 5,5% pro verkauftem Ticket abgeben und zusätzlich 0,99 EUR je Ticket in der Professional-Version. Weil die App in zahlreichen Sprachen angeboten wird, ist sie besonders für Veranstaltungen mit internationalen Gästen nützlich.

Event App Partner – für regelmäßige Veranstaltungen

Diese App eignet sich hervorragend für regelmäßige Workshops und Konferenzen sowie für Einarbeitungsprogramme und Verkaufsveranstaltungen. Sie ist von jedem Gerät aus nutzbar. Die Teilnehmer können über die App das Veranstaltungsprogramm aktiv mitgestalten. Vor und während der Veranstaltungen unterstützt die App die Interaktion der Teilnehmer durch Live-Umfragen sowie Diskussionsrunden.

EventZebra – langfristige Kundenbindung ist das Ziel

Die Entwickler verfolgen mit dieser App das Ziel, die Kunden langfristig an den Veranstalter zu binden. Die Teilnehmerdaten werden nach der Veranstaltung genutzt, damit diese über neue Events informiert werden, die in ihren Interessenbereich fallen.

EventMobi – die Pionier App

Seit über 10 Jahren tüfteln die Entwickler an EventMobi. Damit ist die Software am längsten am Markt von allen Event Apps. Die Entwickler haben einen starken Fokus auf Bedienerfreundlichkeit sowie auf individuelle Gestaltbarkeit gelegt. Die Integration und Einbindung anderer Tools ist einfach. Ein Schwerpunkt der Software ist die Möglichkeit für Teilnehmer, miteinander zu interagieren und sich zu vernetzen. Ein eingebautes Belohnungssystem schafft Anreize für die Teilnehmer, sich intensiv mit der App zu beschäftigen.

Fazit: Eventmobi und Eventbrite geben den Ton an

Alle kostenpflichtigen Event Apps bieten die Möglichkeit, das Design zum Beispiel durch Einbindung von Logos und Texten individuell an Events und an den Veranstalter anzupassen. Ebenfalls ist bei allen Programmen die Interaktion mit den Teilnehmern integriert. Selbst Umfragen und Auswertungen sind möglich. Die Möglichkeit von Live-Updates bieten die Event App Partner, Eventbrite sowie crier. Mehrsprachig sind bisher nur Eventbrite und crier. Der Ticketverkauf ist möglich über Eventmobi und Eventbrite.

Nur Eventmobi hat als Funktion Gruppendiskussionen sowie eine offline Verfügbarkeit integriert. Somit bieten Eventmobi und Eventbrite die umfangreichsten Funktionalitäten von Event Apps.

Eines wird angesichts der zahlreichen Funktionen deutlich, die spezielle Event Apps bieten: Eventmanagement mit Hilfe von Excel und anderen Hilfsprogrammen zu betreiben, macht keinen Sinn. Diese Programme sind nicht für Teamarbeit geeignet und beinhalten nicht die Möglichkeit, To-do-Listen zu erstellen und sich gegenseitig an fällige Aufgaben und Termine zu erinnern.

Sinnvolle Apps zur Ergänzung

Event Apps dienen dazu, Ihre Veranstaltung effizienter planen und erfolgreich durchführen zu können. Sie sollen die Kommunikation mit den Teilnehmern optimieren und den reibungslosen Ticketverkauf regeln. Dennoch decken Event Apps nicht alle Bereiche ab. Die nachfolgenden Softwarelösungen bieten Eventmanagern einen ergänzenden Mehrwert

• Smartsheet, Dooist und Wunderlist (für Projektmanagement und Aufgabenplanung)
• WeTransfer, Dropbox, Evernote (für Übertragung großer Datenmengen und Dateimanagement)
• heycater (für Catering)
• appDialog (für Mitarbeiter)

Selbst mit Unterstützung von Event Apps werden Veranstaltungen nicht zu hundert Prozent reibungslos ablaufen. Mit der richtigen App lassen sich viel Zeit und Nerven sparen, damit Ihre nächste Veranstaltung ein Erfolg wird.

Bildquelle: William Iven – Unsplash.com